Como é que eu organizo tanto papel?

Um dia você abre aquela gaveta ou aquele armário e percebe que, de tanto papel, não sabe mais o que tem ali dentro.  Chegou a hora de organizar! 

Mas por onde começar?

Até gênios tem problemas com papéis.

PREPARE-SE:

1. Reserve tempo. É realmente importante que você disponha de bastante tempo para a tarefa. Se você tiver que montar e desmontar o processo de organização várias vezes você vai acabar perdendo tempo e desanimando.
   
2. Encontre um lugar espaçoso para trabalhar. Se você não tiver uma mesa, use o chão mesmo. O que importa é que você tenha espaço suficiente para visualizar as pilhas que você vai formar.
   
3. Separe o material que você vai usar. Sacos de lixo, tirador de grampos, sacos plásticos, pastas, lápis, caneta, etiquetas, etc.. A quantidade vai depender de quantas gavetas (armários ou onde quer que seus papéis estejam) você  tem. Tente usar materiais neutros (brancos ou translúcidos): coloridos são bonitos mas podem soltar pigmentos nas suas coisas com o tempo.
   

MÃOS À OBRA:

1. Faça identificações primárias. Lixo? Conta? Documento? Anotação pessoal? Identifique simploriamente que tipo de documento é cada um e forme pilhas. E o que é claramente lixo, mande imediatamente para o lixo - não tenha dó.
2. Escolha uma pilha por vez para organizar. Enquanto isso, separe as outras em sacos provisórios (até de supermercado, se for o caso) para que você tenha mais espaço para trabalhar e para que você não se confunda.
3. Separe cada pilha em pilhas mais detalhadas. Por exemplo, divida a pilha de contas em tipo (luz, gás, telefone, internet, etc...). Faça divisões que sejam fáceis de lembrar no futuro qual o conteúdo. 
4. Detalhe o quanto for importante para você. No caso de contas, coloque em ordem cronológica decrescente; em papéis de estudo, separe por disciplina, período e tipo de documento (provas, xerox, anotações de aulas...), e por aí vai. 
5. Proteja o material separado. Pode ser em sacos plásticos com furação para fichários se você for manusear com frequência; pode ser em pastas sanfonadas se você precisar encontrar com muita facilidade; pode ser em pastas de plástico corrugado se você precisar apenas arquivar por muito tempo. O importante é não deixar os documentos soltos: se isso acontecer provavelmente você vai bagunçá-los novamente e seu trabalho terá sido em vão.
6. Faça uma lista do que você está guardando. Aproveite que você está olhando tudo e anote em uma lista ou planilha para onde está indo cada coisa. Isso vai te poupar dor de cabeça quando, daqui há um bom tempo, vicê quiser lembrar em qual das pastas você guardou um dos documentos. Faça pelo menos uma cópia e deixe à mão.
7. Identifique o material. Pode ser com etiquetas auto-colantes, com visores de plástico com etiquetas manuscritas, com etiquetadoras profissionais... você escolhe. O que importa é ter uma identificação clara e simples do conteúdo que está dentro daquela pasta/caixa/fichário apenas olhando rapidamente.

MAS ATENÇÃO;

1. Evite guardar documentos com clipes e grampos. Com o tempo eles enferrujam, danificam o documento e o que mais estiver em volta.
2. Evite pastas e caixas de papel ou papelão. Com o tempo eles tendem a ficar úmidos e você pode perder todos os seus documentos.
3. Jogue o supérfluo fora. Se muito tempo passou e você nunca mais acessou aqueles documentos, cogite seriamente jogá-los no lixo. Lembre-se apenas de informar-de sobre prazos de guarda em caso de documentos fiscais ou legais.
4. Tente guardar os novos documentos junto com os já organizados sempre que possível. É mais rápido do que perder novamente horas, como da primeira vez, para fazer em quantidade.
5. Não se esqueça de atualizar a lista de localização. Sempre que você adiciona um documento a uma pasta/caixa já existente adicione imediatamente o item na lista ou planilha de localização. Se você deixar para depois pode esquecer e voltar a ser refém do "onde foi mesmo parar aquele documento?".

Não é fácil encarar esse tipo de tarefa mas, acredite, o resultado é extremamente gratificante!