Todo especialista fala nisso, mas na prática todo mundo tem dúvida: como fazer cópias de segurança dos meus arquivos digitais?

Primeiro é preciso entender o que é que precisa de backup - ou seja, o que não pode ser perdido de jeito nenhum. Faça uma lista, defina se são todos os documentos, as fotos, as músicas e vídeos, algum programa que você instalou.

Com a lista feita defina qual tipo de cópia você prefere. Lembre-se que a cópia deve ser fácil de acessar e que, melhor mesmo, é ter duas cópias diferentes de cada coisa.

Existem no mercado hoje várias opções para backup, cada uma com suas vantagens e desvantagens:

- CDs e DVDs: São os mais fáceis de encontrar e os mais antigos no mercado - o que significa que, com as mudanças rápidas da informática, eles podem sair de circulação logo, como sairam os diquetes. Um CD suporta 800Mb de arquivos e um DVD 4,7Gb.

Vantagens: são fáceis de gravar, baratos, mantém os dados estáveis (se forem bem armazenados) e legíveis de quase todos os computadores.
Desvantagens: a vida útil (cerca de 10 anos, segundo os fabricantes) que pode ser ainda menor nos discos de pior qualidade; a dificuldade de armazenamento em quantidade e de atualização dos arquivos gravados que ficam obsoletos.

Preço médio - CD: R$ 59,00 com 100 unidades (R$ 0,59 cada) e DVD: R$ 23,50 com 25 unidade (R$ 0,94 cada), ambos da Sony na Kalunga.

- Pen Drives: Estão cada vez menores e com mais espaço de armazenamento. Menores do que um isqueiro, podem ser levados no bolso mas podem se perder num piscar de olhos. Os mais fáceis de encontrar hoje são de 2, 4, 8, 16 e 32 Gb, mas já existe até de 256Gb.

Vantagens: podem ser levados tranquilamente para qualquer lugar, não ocupam muito espaço, os arquivos gravados obsoletos podem ser atualizados.
Desvantagens: são fáceis de perder, por serem pequenos demais não dá pra colar identificação de conteúdo, são passíveis de erro nas atualizações do arquivo, podem se quebrar no transporte.

Preço médio - 2Gb: R$ 19,90 , 4Gb: R$ 24,90, 8Gb: R$ 49,90, 16Gb: R$ 81,90 e 32Gb: R$ 192,00, todos na Kalunga.

- HDs externos:De mesa ou de bolso, estão cada vez mais baratos e com maior capacidade. Na prática é como um grande pen drive mas que precisa de eletricidade para funcionar (alguns via cabo de força comum outros por alimentação via usb).

Vantagens: podem ser o "clone" do seu computador, se você quiser, já que existem formas de sincronizar os dois para que ele atualize no backup só o que sofreu alterações; ocupa menos espaço que uma coleção de DVDs ou CDs; os arquivos podem ser alterados a qualquer momento e também acessado de qualquer computador.
Desvantagens: por ser um equipamento pequeno e sensível pode sofrer avarias irreversíveis, bastando, por exemplo, não removê-lo do computador da forma certa; assim como os pen drives, estão sucetíveis a erros na atualização dos arquivos, o que requer atenção.

Preço médio -500 Mb da Seagate: R$ 219,00 na Kalunga; 1 Tb da Seagate: R$ 299,00 na Kalunga, 1,5 Tb da Seagate: R$ 398,00 no Walmart, 2 Tb da Seagate: R$ 429,00 na Kalunga.

- Caixas de email: quase uma opção mambembe, o backup de arquivos numa (ou numas) conta de email pode ser uma saída caso você precise de seus arquivos quando estiver longe de casa e não estiver disposto a gastar dinheiro com isso.

Vantagens: seus arquivos ficam disponíveis em qualquer computador que tenha acesso à internet - inclusive celulares; você só perde seus arquivos se o provedor de emails que você estiver usando fechar as portas, o que é bem raro;
Desvantagens: cada caixa de emais é capaz de suportar entre 5 a 10 Gb, dependendo do serviço, o que não é muito - para grande quantidade de arquivos você vai precisar abrir várias contas de email; apesar das pastas/marcadores, a organização de seus arquivos não será muito clara.

Preço Médio - GMail Drive: gratuito para administrar seus arquivos numa conta Gmail;

- Hospedagem virtual (a chamada "nuvem"): é a mistura de um HD Externo com uma Caixa de email - seus arquivos ficam disponíveis através de acesso à internet em um disco virtual, no tamanho que você contratar.

Vantagens: seus arquivos ficam disponíveis em qualquer computador conectado à internet; você pode programar para que ele faça backup automaticamente; ele só altera os arquivos que você atualizar ou os que você alterar.
Desvantagens: se a empresa de hospedagem falir, diga adeus aos seus arquivos; o primeiro backup demora muuuuito (mesmo).

Preço médio da mensalidade - Dropbox: 2 Gb gratuito, 50 Gb por US$ 9,90, 100 Gb por US$ 19,90 e daí pra cima; MediaFire: arquivos de até 200Mb gratuito, até 100 Gb por US$ 9, até 250 Gb por US$ 19 e até 1 Tb por US$ 69.

Qual dessas opções é a melhor, depende da sua necessidade e do quanto está disposto a gastar para proteger seus arquivos. Mas uma coisa é certa: nunca deixe de fazer backup, mesmo que só dos documentos mais importantes. Opção é o que não falta!

Está pensando em organizar seu escritório? Veja os primeiros passos:

- Encontre um lugar amplo (uma mesa ou mesmo um espaço no chão) aonde você possa espalhar seus papéis.

- Separe, antes de começar: um saco de lixo e algumas caixas (mesmo que provisórias) para guardar o material, já que, dependendo da quantidade, você talvez não consiga fazer tudo num dia só.

- Comece fazendo uma triagem inicial, formando grupos das coisas por igualdade (pilhas de contas, de  documentos, de fotos, etc.), mesmo que a triagem não fique totalmente correta.

- Enquanto estiver fazendo a triagem inicial aproveite para jogar o que claramente é lixo fora imediatamente.

- Após separar em grupos, comece a segunda triagem, separando por tipo (contas: de luz, de telefone, etc; documentos: pessoais,  de trabalho, etc...). Guarde-os em ordem decrescente (dos mais atuais para os mais antigos) para facilitar o acesso.

-  O que importa é o que realmente pode causar problemas se não for mais encontrado. Deixe à mão apenas o que é muito essencial para seu dia-a-dia, o resto arquive. Mas lembre-se de anotar o que está arquivado e aonde, já que você vai precisar encontrar depois o que está guardando agora.